Как Планировать День?

Начинайте планировать день накануне вечером. Сядьте в спокойной обстановке и представьте, как вы хотите прожить предстоящий день.

Представляйте реальную картинку идеального дня. Какие дела вам предстоит сделать?

Составьте Список Дел на Предстоящий День

Записывайте все дела, которые пришли вам в голову. Не ранжируйте их по приоритету, времени или сфере деятельности. Просто напишите список.

Перечитайте список, который вы составили. Возможно вы что-то упустили? Допишите эти дела в список.

Внесите в График Встречи и Мероприятия

Если у вас запланированы встречи и мероприятия на конкретное время, то внесите их в график дня с указанием времени и длительности. Проверьте календарь на месяц или неделю, чтобы не упустить встречи и мероприятия, которые вы запланировали.

Если вы понимаете, что на одно время назначили несколько встреч, то решите какую из них следует отменить или перенести. Внесите дело по переносу или отмене в свой список дел.

После того, как список дел составлен, а обязательные дела и встречи внесены в график, заканчивайте с планированием на сегодня.

Обычно вечернее планирование занимает до пятнадцати минут. Если вы только начинаете планировать свой день, вечернее планирование может занимать больше времени.

Определите Приоритеты

Утреннее планирование дня начинайте с определения приоритетов. Откройте список дел, составленный накануне вечером.

Сперва, решите какие дела самые важные и самые срочные. Какие дела из списка вы должны сделать сегодня и какие принесут максимальную ценность для достижения ваших целей? Поставьте возле этих дел большую букву "А". Обычно это не более трех дел. При необходимости распределите дела по степени важности: А1, А2, А3. Где "А1" - самое самое важное дело дня, а А3 - просто важное дело.

Делегируйте

Перечитайте список дел, которые пока остались без приоритета. Какие дела могут сделать другие люди для вас? Коллеги, члены семьи, друзья или специальные службы? Напротив этих дел поставьте букву "В". Это дела, которые предстоит делегировать, то есть поручить другим людям. Решите, как вы будете делегировать дела. Это будет телефонный звонок, личная беседа или электронное письмо. Сколько времени потребуется, чтобы пояснить задачу? Желательно делегировать дела сразу после окончания утреннего планирования. Прежде, чем перейти к другим делам в списке, решите, как вы будете проверять степень выполнения дел из категории "В". Нужно ли для этого дополнительное время? Способ проверки выполнения дела вы сможете сообщить при поручении дела, а при необходимости выделить время в течении дня для проверки выполнения порученного дела.

Уделите время делам из категории "B". Это дела, которые сделают для вас другие люди. Они помогают вам экономить время, поэтому создайте для них четкий план. Объясните, чего вы хотите и какой результат вам нужен.

Четкость и конкретность - это ваши лучшие помощники при делегировании.

Оставшиеся Дела

Оставшиеся дела в списке - это дела категории "С" их желательно сделать сегодня, но ничего глобально не случится, если дело будет перенесено на другой день. Определите, сколько времени потребуется для выполнения каждого дела из категории "С".

Распределите Дела по Времени

Возьмите график дня. В нем уже расписаны важные встречи и мероприятия.  Учитывайте количество времени, которое необходимо, чтобы приготовиться к встрече: добраться до назначенного места, переодеться, взять необходимые документы и инвентарь.

Определите время для делегирования и проверки, выполненных дел.

Внесите в график дела из категории "А".

В оставшиеся временные промежутки вносите дела из категории "С". Если для всех дел из категории "С" не хватает времени в графике на день, то внесите те, которые считаете наиболее приоритетными.

Придерживайтесь Плана

Не отвлекайтесь и приступайте к выполнению своего плана на день. В течении дня, сверяйте, какие дела были сделаны, а какие нет. Отмечайте выполненные дела, отмененные и перенесенные дела и встречи.

Делайте пометки, чтобы вечером сделать качественный анализ дня.

Форс-Мажор, что Делать?

Когда встречи или мероприятия отменяются, переносятся или задерживаются, в распорядке дня образуются непредвиденные "окошки". Главное, не отчаиваться и найти себе занятие.

Если следующее дело по распорядку не привязано к конкретному времени, то смело начинайте делать его.

В противном случае, сделайте одной из дел категории "С".

Когда все дела из категории "С" сделаны, то сделайте дела, которые не требуют от вас особой подготовки. Например: почитайте книгу, послушайте подкаст, сделайте несколько зарисовок, позвоните родным и т.д.

Вы всегда должны быть готовы к тому, что день может пойти не по плану, поэтому у вас должно быть резервное занятие для таких случаев.

День Заново

Вечером, перед составлением списка дел на будущий день, вспомните минувший день. Мысленно завершите все незавершенные дела. Продумайте, какие дела были максимально продуктивными. Похвалите себя за все победы.

Проанализируйте, когда вы были не убедительны, какие ошибки допустили. Решите, как вы можете поступить в следующий раз, чтобы одержать победу.